Chef de projet événementiel

Compétences

• * Prospecter et rechercher des interlocuteurs auprès des organisations ciblées afin de se constituer un portefeuille client ou de répondre à un éventuel appel d’offres.
• * Recueillir les informations du client (informations quantitatives et qualitatives) en le rencontrant afin d’analyser la demande.
• * Collecter des informations complémentaires sur son client à travers des bases d’informations (web, INSEE, INPI, etc.) afin d’établir une stratégie de communication.
• * Identifier les tendances du marché ainsi que les opportunités et menaces afin de déterminer le type d’événement le plus à même de répondre à la demande du client.
• * Traduire le diagnostic établi en plan d’action, c’est-à-dire : un positionnement, des objectifs, - des cibles et une stratégie créative, afin de formuler des recommandations événementielles en adéquation avec la demande du client.
• * Proposer et argumenter auprès du client un ensemble d’événements et des outils permettant de promouvoir ceux-ci afin que le client puisse déterminer le type d’événement souhaité.
• * Informer des contraintes tarifaires, techniques, juridiques, environnementales afin de répondre aux attentes du client.

Modalités d'évaluation

Evaluations écrites * exercices pratiques * notes de synthèse * étude de cas réelle individuelle animée par des professionnels du secteur de demandes clients Evaluations orales * jeux de rôle basés sur l'écoute active et la restitution orale synthétique , * exercices pratiques

Compétences

• * Déterminer thématique, date, participants et lieu de l’événement en accord avec le client afin de préparer la mise en œuvre du projet.
• * Concevoir et scénographier des événements originaux afin de répondre aux objectifs de positionnement du client.
• * Démontrer la pertinence de ses recommandations événementielles afin de faire corréler l’événement avec les objectifs de visibilité/notoriété/crédibilité du client.
• * Evaluer l’opportunité et la faisabilité des événements proposés en ayant pris préalablement connaissance des risques afin de s’assurer de la faisabilité artistique, commerciale, financière et technique.
• * Identifier et présenter les contraintes techniques montrant la bonne connaissance des réglementations pour sécuriser les clients, les équipes et le matériel.
• * Réaliser une première estimation budgétaire des événements élaborés afin de respecter les budgets alloués par le client.
• * Constituer le dossier illustré à présenter au client comprenant 1 ou 2 événements avec leur protocole afin que le client puisse effectuer son choix en ayant une vue d’ensemble des propositions.
• * Participer à des réunions de travail avec le client afin de présenter les travaux de conception de recommandation réalisés en amont et ainsi retenir un événement en procédant aux ajustements éventuellement nécessaires et voulus par le client.
• * Statuer sur les éléments contractuels afin de valider de manière précise l’événement choisi.

Modalités d'évaluation

Evaluations écrites * notes de synthèse : réalisation d’un état des choix logistiques et artistiques * exercices pratiques de conception et de scénographie événementielle * exercices pratiques individuels * étude de cas réelle individuelle animée par des professionnels du secteur Evaluations orales * évaluations tutorées orales en périodes d’immersions professionnelles en agence/entreprise sur les compétences techniques * jeux de rôles devant un jury de professionnels

Compétences

• * Identifier tous les éléments nécessaires à la réalisation de l’événement afin de pouvoir estimer, les délais, les ressources requises et les coûts.
• * Intégrer les évolutions technologiques afin de digitaliser l’événement et ainsi le rendre connecté, interactif et faire participer des personnes présentes ou non présentes.
• * Rédiger un dossier récapitulatif de l’ensemble des éléments techniques et administratifs, permettant aux prestataires et collaborateurs d’avoir un document de référence.
• * Segmenter et organiser les activités en fonction des contraintes techniques, temporelles et législatives afin d’ordonnancer les tâches, d’optimiser l’allocation des ressources et développer un plan d’actions à entreprendre.
• * Définir les obligations contractuelles des prestataires extérieurs pour chacune des phases du projet (en collaboration avec un service juridique) afin de les sélectionner sur la base de critères objectifs.
• * Communiquer avec les différents services prenant part au projet (agence, entreprise, associations, institution, etc.) pour valider le cahier des charges et fédérer les équipes autour de la planification établie et ainsi sensibiliser chacun sur les priorités.
• * Dans le cadre des événements grand public, à partir du ou des budget(s) alloué(s), constituer les postes de recettes en fonction du type d’événement dans le but d’optimiser la gestion.
• * Dans le cadre des événement grand public, concevoir les dossiers de partenariats (mécénat, sponsoring, parrainage) afin de pouvoir solliciter des partenaires éventuels.
• * A partir du ou des budget(s) alloué(s, établir les différents postes de dépenses afin de pouvoir les chiffrer.
• * Cadrer juridiquement l’événement en complétant les différents dossiers administratifs et réglementaires.
• * Définir un plan de sureté et de sécurité de l’événement en prenant en compte son contexte (temporel, géographique, etc.) et les différents acteurs de l’événement.
• * Intégrer l’événement et toutes les parties prenantes aux pratiques visant à respecter les principes du développement durable.
• * Estimer l’impact environnemental de l’événement mis en place afin de pouvoir par la suite mettre en place une politique RSE.
• * Définir le plan d’action de la démarche RSE dans le cadre de l’événement afin de valider les process.

Modalités d'évaluation

Evaluations écrites * étude de cas réelle individuelle animée par des professionnels du secteur * exercices pratiques sur les compétences techniques Evaluations orales * soutenances * évaluations tutorées en périodes d’immersions professionnelles * jeux de rôles sur la conduite de réunions et les techniques de motivation * jeux de rôles devant un jury de professionnels

Compétences

• * Identifier tous les personnels nécessaires à la mise en œuvre du projet (prestataires et personnel interne) pour s’assurer des ressources humaines nécessaires.
• * Procéder au recrutement du personnel nécessaire en interne afin de constituer une équipe.
• * Sélectionner les prestataires potentiels afin d’avoir un choix représentatif.
• * Négocier avec les différents prestataires sur les types de prestations, les échéances et délais, les prix et les termes de règlement des factures afin de les sélectionner.
• * Construire des tableaux de bord techniques afin de contrôler que le déroulement de l’événement est conforme au rétro planning élaboré.
• * S’assurer du respect des plannings et des budgets et réguler l’événement afin de veiller à son bon déroulement.
• * Gérer et contrôler les interventions des prestataires afin de sécuriser la logistique de l’événement.
• * Organiser des réunions de travail régulièrement avec son équipe et les différents prestataires afin de les coordonner.
• * Assurer la relation avec le client afin de lui faire partager l’avancée des réalisations pour l’événement.
• * Assurer le reporting suite aux réunions de travail auprès des équipes afin de les maintenir informés de l’avancée du projet.
• * Préparer le déroulement de l’événement le jour J afin d’en garantir sa réussite et être prêt à gérer tout type d’imprévus.
• * Participer à la définition de la stratégie de communication avec le client afin de promouvoir l’événement.
• * Rechercher, en collaboration avec les équipes, une gamme de supports de communication (média/hors média) accompagnant l’événement et consulter les fournisseurs (intégrés ou non) afin d’arrêter ses choix.
• * Élaborer des supports de communication médias et/ou hors médias nécessaires afin de promouvoir l’événement.
• * Produire le contenu de communication digitale afin de faire connaitre l’événement sur les réseaux.
• * S’assurer de la gestion des participants afin de préparer l’arrivée des participants.
• * Assurer le suivi administratif de l’événement afin de permettre un déroulement optimal du projet.
• * Constituer un plan de trésorerie pour l’événement afin d’assurer un équilibre de trésorerie.
• * Construire et suivre des tableaux de bord de pilotage
• * Manager opérationnellement les équipes pendant l’événement afin d’assurer le bon déroulement de l’événement.
• * Réaliser des études quantitatives (sondages, audits) et qualitatives (entretiens) afin de collecter les données qui permettront d’évaluer l’événement.
• * Interpréter les retombées de l’événement afin que le client puisse apprécier son retour sur investissement.
• * Élaborer le budget final afin de tirer le bilan financier de l’événement.

Modalités d'évaluation

Evaluations écrites * étude de cas réelle individuelle animée par des professionnels du secteur * exercices pratiques sur les compétences techniques, informatiques * exercices pratiques de productions visuelles, rédactionnelles et digitalisées * exercices pratiques de réalisation de check-list * exercices pratiques de rédaction de compte-rendu d’événement Evaluations orales * jeux de rôles oraux : entretien, animation de réunions de travail avec les différents prestataires * évaluations tutorées en périodes d’immersions professionnelles