Secrétaire assistant

Compétences

• Tenir les agendas (tous supports) en utilisant l’outil de communication dédié (logiciel…)
• Apprécier la durée nécessaire des entretiens selon le motif et la nature de l’entretien afin de rationaliser l’agenda
• Prendre les rendez-vous en coordination avec d’autres activités
• Suivre les échéanciers en vue de respecter les délais
• Identifier les conflits de rendez-vous potentiels pour y apporter une solution et/ou en faire part à la hiérarchie
• Tenir informés la hiérarchie et les agents du secrétariat des échéances à l’aide des moyens de communication dédiés
• Élaborer ou faire élaborer les documents préparatoires à une réunion à l’aide des moyens dédiés selon les consignes de la hiérarchie
• Coordonner les démarches pratiques simples liées aux déplacements d’autorités ou à l’organisation d’une réunion (hébergement, trajets, programme…) en prenant en compte les paramètres logistiques (ressources, contraintes,…)
• Rédiger le compte rendu d’une réunion mentionnant les points majeurs
• Établir des tableaux de suivi et statistiques liés à l’activité du service pour faciliter la prise de décision
• Enregistrer les documents dans le respect des règles de confidentialité et de sécurité des systèmes informatiques
• Archiver les documents de façon partagée

Modalités d'évaluation

Par la voie de la formation avec des mises en situation simulées : prise de notes, rédaction de compte rendu de réunion sur un support informatique Par la voie de la VAE avec étude du livret 2 de présentation de l'expérience, complété par un entretien oral avec le jury, assorti ou non d'une mise en situation simulée Par la voie de la formation avec des exercices de mises en situation simulées : optimisation des calculs à l’aide de formules adéquates, réalisation de graphiques et insertion de dessin sur un graphique Par la voie de la VAE avec étude du livret 2 de présentation de l’expérience, complété par un entretien oral avec le jury, assorti ou non d’une mise en situation simulée

Compétences

• Traiter l’arrivée des informations et des correspondances en appliquant les règles de confidentialité et de la correspondance institutionnelle (relevé, enregistrement, analyse, attribution, suivi de la diffusion)
• Relever le courrier (écrit et électronique) arrivé via chaque source de réception et selon la périodicité adaptée
• Enregistrer le courrier arrivé conformément à la procédure en vigueur
• Analyser le courrier arrivé en fonction des destinataires et des priorités identifiés dans le respect des délais
• Attribuer ou proposer une attribution du courrier rationnelle
• Assurer le suivi de la diffusion
• Élaborer des correspondances complexes en appliquant les principes de traitement du courrier protégé/non protégé, dans les règles de protection du secret et de discrétion professionnelle
• Dactylographier les documents adéquats en appliquant la charte graphique ministérielle et les règles de correspondance administrative
• Vérifier la conformité du courrier départ avant expédition
• Enregistrer les documents en conformité avec la procédure en vigueur
• Transmettre des correspondances complexes conformément aux règles applicables au courrier protégé/non protégé
• Conditionner le courrier départ
• Exploiter de manière optimale un carnet d’adresses
• Assurer le suivi du courrier envoyéstrer les documents en conformité avec la procédure en vigueur
• Participer à la capitalisation de l’information par un archivage selon la méthode de classement et de sauvegarde :
• - en mettant à jour la documentation des règles d’archivage et de sauvegarde selon les consignes
• - en sauvegardant/archivant - en proposant la rationalisation de l’archivage et de la sauvegarde le cas échéant
• Tenir à jour la documentation relative au classement et à l’archivage en se tenant régulièrement informé des évolutions réglementaires

Modalités d'évaluation

Par la voie de la formation avec des exercices de mises en situation simulées : à l’aide des documents d’organisation d’un organisme (organigramme, fonctions des chefs de service, rôle et missions des entités de l’organisme), attribuer le courrier « arrivée » en fonction de l’objet, du sujet traité et/ou de l’urgence de l’action à effectuer Par la voie de la VAE : livret 2 de présentation de l’expérience, complété par un entretien oral avec le jury, assorti ou non d’une mise en situation simulée Par la voie de la formation : Élaboration de document sur le logiciel de traitement de texte adéquat : - dactylographier un texte sans notion de vitesse - dactylographier un texte sous contrainte de temps ET/OU - élaboration de documents de correspondance - élaboration d'un rapport complexe à l'aide d'un logiciel de traitement de texte - impression, signature et enregistrement des documents Élaboration et conditionnement d’un document classifié « confidentiel défense » à l’aide d’un logiciel de traitement de texte Par la voie de la VAE : livret 2 de présentation de l’expérience, complété par un entretien oral avec le jury, assorti ou non d’une mise en situation simulée Par la voie de la formation : études de cas portant sur la réglementation applicable dans l'institution à la gestion des archives, et sur la hiérarchie des textes Par la voie de la VAE : livret 2 de présentation de l’expérience, complété par un entretien oral avec le jury, assorti ou non d’une mise en situation simulée

Compétences

• Actualiser un carnet d’adresses de contacts professionnels courants en utilisant de façon adéquate les systèmes d’information et de communication afin qu’il puisse être exploité pour s’adresser sans délai à l’interlocuteur idoine
• Rechercher un interlocuteur pour répondre à un besoin exceptionnel, en fonction du domaine professionnel et des directives de l’autorité hiérarchique, en faisant appel à son réseau et/ou aux systèmes d’information et de communication
• Accueillir les interlocuteurs en face à face ou au téléphone avec le comportement adapté à la situation afin de prendre en compte leur demande
• Restituer un message écrit ou oral au destinataire concerné pour que la demande soit traitée
• Présenter clairement et de manière structurée des éléments succincts de réponse à certaines demandes
• Rediriger le visiteur ou les communications téléphoniques vers la personne compétente afin d’obtenir une réponse
• Répondre aux questions de son ressort en recherchant les informations nécessaires par les moyens documentaires, informatiques à disposition, dans le respect des règles de sécurité et de confidentialité
• Communiquer fidèlement en interne de l’organisme ou vers l’extérieur les informations utiles.

Modalités d'évaluation

Par la voie de la formation : cas pratique relatif à l’entretien de la base de données concernant le portefeuille de contacts Par la voie de la VAE : livret 2 de présentation de l’expérience, complété par un entretien oral avec le jury, assorti ou non d’une mise en situation simulée Par la voie de la formation avec des cas pratiques relatifs : - à la prise en charge téléphonique ou en présentiel d’un interlocuteur - au traitement de la demande, recherche et communication de la réponse Par la voie de la VAE avec étude du livret 2 de présentation de l’expérience, complété par un entretien oral avec le jury, assorti ou non d’une mise en situation simulée Par la voie de la formation : cas pratique relatif au traitement de la demande, à la recherche et à la communication de la réponse Par la voie de la VAE : étude du livret 2 de présentation de l’expérience, complété par un entretien oral avec le jury, assorti ou non d’une mise en situation simulée