Secrétaire assistant

Compétences

• Organiser son poste de travail informatique en définissant le mode de classement et d’archivage des données pour assurer la gestion documentaire de l’entreprise.
• Concevoir des procédures de classement et de recherche de documents informatisées afin d’assurer une organisation efficace ainsi que la traçabilité des informations
• Effectuer une étude documentaire informatisée en adoptant une stratégie de recherche adapté et efficace afin d’exploiter et restituer des données.
• Diffuser des données via des outils collaboratifs (mail, forum d’entreprise, newsletter, plateforme collaborative, réseaux sociaux et réseau d’entreprise…) dans l’optique d’optimiser le partage et la gestion de l’information
• Elaborer différents supports en utilisant les logiciels et outils adaptés à la tâche à réaliser pour assurer le bon fonctionnement et le développement de l’entreprise
• Recenser les besoins en des consommables en respectant la politique achat de la structure afin d’assurer la gestion optimale du service
• Produire des documents commerciaux entrants et sortants (devis, bon de commande, bon de livraison, facture) en utilisant des outils bureautiques et la charte graphique de la structure dans le but de garantir le bon fonctionnement opérationnel et commercial de la structure
• Assurer la gestion, y compris électronique, de documents commerciaux en suivant voire créant la procédure de classement afin de tracer l’activité commerciale
• Effectuer le suivi des commandes émises et reçues, via des outils bureautiques, numériques et progiciels, dans l’optique de garantir les livraisons
• Relancer les impayés via le téléphone et les outils numériques afin d’assurer le paiement des prestations
• Concevoir et actualiser les tableaux de suivi de l’activité commerciale via des outils bureautiques et progiciels afin de permettre au(x) dirigeant(s) (es) d’évaluer la politique commerciale
• Assurer le suivi commercial en entretenant une relation régulière et privilégiée avec les clients et fournisseurs de l’entreprise afin de fidéliser ses partenaires externes

Modalités d'évaluation

Mise en situation professionnelle 1/Réalisée en individuel, à l’aide d’outils bureautiques A partir d’informations sur le fonctionnement et l’identité visuelle d’une structure fictive, il est demandé au candidat d’élaborer et reproduire des documents administratifs et commerciaux tels que courrier, note interne, devis, rapport d’activité, règlement, facture, conditions générales de vente ... 2/Réalisée en individuel, à l’aide des outils bureautiques et collaboratifs en ligne Il est demandé au candidat de mettre en place une procédure de commande de repas : Recherche et sélection de fournisseurs, mise en place d’un process opérationnel et de classement, diffuser aux collaborateurs 3/Réalisée en individuel, à l’aide d’un logiciel de traitement de texte et d’un tableur En fonction d’éléments portant sur une structure fictive, le candidat élabore des documents relatifs à l’administration des achats et des ventes tels qu'u n document synthétique permettant de recenser les besoins en fournitures, une facture avec formules de calculs intégrées, un courrier de relance, un tableau de suivi, des graphiques retraçant l’évolution des consommations sur une période donnée, un mail adressé à un client mécontent

Compétences

• Assurer l’accueil physique et téléphonique des interlocuteurs internes et externes tout en promouvant l’image de la structure et respectant le cadre déontologique fixé
• Orienter les personnes selon leur demande, de visu, par téléphone ou via des outils numériques, dans le cadre d’une démarche qualité et en visant la satisfaction des clients / usagers
• Garantir la prise de rendez-vous et la tenue d’agenda pour un ou plusieurs collaborateurs, en ayant recours aux partages d’agendas, mails, rappels automatiques
• Préparer les réunions et les déplacements des collaborateurs afin de d’assurer l’organisation de ces activités.

Modalités d'évaluation

Mise en situation professionnale 1/Réalisée en individuel, à l’aide d’outils bureautiques et d’internet. En fonction d’éléments relatifs à un déplacement d’affaire, il est demandé au candidat de l’organiser dans son intégralité (rendez-vous, transport, hébergement, …) 2/Réalisée en individuel, par téléphone ou service de conférence à distance. A partir de problématiques d’accueil rencontrées par une entreprise fictive, il est demandé au candidat de traiter la réclamation d’un interlocuteur.