Assistant chef de projets événementiel

Compétences

• Suivre les tendances du marché de l’évènementiel pour contribuer à maintenir sa structure en prise avec les attentes potentielles du marché
• Identifier les clients potentiels sur son périmètre d’activités pour initier la démarche commerciale du chef de projets
• Identifier les prestataires et leur offre pour anticiper les besoins dans le cadre de futurs projets

Modalités d'évaluation

ME.1 Cas d’entreprise : mise en situation professionnelle collective ou individuelle Dans le cadre d’un cas réel ou fictif d’entreprise, rédiger un scénario d’appel téléphonique (de type détection de potentiels / prise de rendez-vous) ainsi que l’argumentaire devant être exposé à l’interlocuteur décisionnaire. Le scénario intègre toutes les phases de l’appel et le traitement des objections. Livrable : dossier écrit ME.2 Cas d’entreprise : mise en situation professionnelle collective ou individuelle Dans le cadre d’un cas réel ou fictif d’entreprise et après un travail de veille et de benchmarking préalable, rédiger un « cahier de tendances » de l’événementiel. Livrable : dossier écrit et support de présentation orale de type PPT ME.3 Cas d’entreprise : mise en situation collective ou individuelle Dans le cadre d’un cas réel ou fictif d’entreprise, identifier les différents corps de métier susceptibles d’intervenir sur l’événement qui aura été choisi et créer une base de données structurée et par thématique des prestataires susceptibles d’intervenir sur la zone géographique définie Livrable : dossier écrit et présentation orale d’un mapping des corps de métiers et d’une base de données des prestataires

Compétences

• A partir du cahier des charges de la prestation négociée par sa hiérarchie avec le client, établir une checklist opérationnelle pour bâtir la trame du rétro-planning jusqu’au jour de l’évènement
• Identifier et proposer au Chef de Projet les prestataires et intervenants pour contractualiser avec les acteurs de son périmètre d’intervention
• Sécuriser l’organisation de l’événement sous l’autorité et le contrôle du chef de projet, du responsable sécurité du lieu et ou de sa hiérarchie pour s’assurer de la couverture de l’ensemble des obligations légales et règlementaires en matière de sécurité et de protection des biens et des personnes
• S’assurer de la conformité de l’environnement administratif et juridique de l’évènement pour sécuriser l’environnementde l’évènement en conformité avec la législation et la règlementation
• Tenir à jour le budget d’exploitation pour assurer un compte d’exploitation en équilibre
• Rédiger le "Road book"  de l'événement pour limiter les imprévus et contribuer à la réussite

Modalités d'évaluation

ME.1 Cas d’entreprise : mise en situation professionnelle collective ou individuelle Dans le cadre d’un cas réel ou fictif d’entreprise, bâtir un retro planning définissant les phases d’organisation et les échéances à respecter pour l’organisation de l’événement qui aura été choisi. Livrable : dossier écrit présentant le rétroplanning de l’opération ME.2 Cas d’entreprise : mise en situation collective ou individuelle Dans le cadre d’un événement fictif ou réel, proposer au Chef de Projet un outil de décision pour analyser et classer les propositions de prestations des différents sous-traitants dans le respect du budget alloué. Livrable : dossier écrit et présentation orale devant un jury de professionnels ME.3 Cas d’entreprise : mise en situation collective ou individuelle Dans le cadre d’un cas réel ou fictif d’entreprise, établir un plan de prévention des risques et identifier les moyens humains nécessaires pour assurer la sécurité du public de l’événement défini Livrable : dossier écrit présentant le plan de prévention des risques et présentation orale devant un jury de professionnels ME.4 Cas d’entreprise : mise en situation collective ou individuelle Dans le cadre d’un événement type culturel (concert, festival…) fictif ou réel, effectuer les démarches administratives relatives à l’organisation de l’événement défini : CNIL, SACEM, SACD, contrat de prestation, assurances. Livrable : dossier écrit ME.5 Cas d’entreprise : mise en situation collective ou individuelle Dans le cadre d’un événement fictif ou réel, renseigner le compte d’exploitation de l’événement en s’assurant de sa correspondance avec le budget prévisionnel. Livrable : dossier écrit présentant le budget détaillé de l’événement ME.6 Cas d’entreprise : mise en situation collective individuelle Dans le cadre d’un événement fictif ou réel, rédiger le déroulé des différentes étapes prévue le jour de l’événement Livrable : dossier écrit et présentation orale devant un jury de professionnels

Compétences

• S’assurer de la bonne mise en œuvre des phases de réalisation de l’évènement relevant de son périmètre pour limiter les imprévus et contribuer à la réussite
• Participer au débriefing de l’organisation de l’évènement pour tirer un bilan objectif du déroulement de l’évènement et optimiser l’organisation des évènements futurs.
• Capitaliser l’ensemble des pièces administratives (courriers, notes, déclarations etc.) et comptables, les comptes rendus des séances de travail, les fiches de procédures et de service, les dossiers de presse pour faciliter l’organisation du prochain événement.

Modalités d'évaluation

ME.1 Cas d’entreprise : mise en situation collective ou individuelle Dans le cadre d’un événement fictif ou réel, élaborer les briefs à destination des différents prestataires pour assurer la bonne coordination des équipes le jour J. Livrable : dossier écrit ME.2 Cas d’entreprise : mise en situation collective ou individuelle Dans le cadre d’un événement fictif ou réel, préparer le bilan de l’événement en soulignant les points forts et les axes d’amélioration. Un questionnaire de satisfaction est conçu à l’attention du public et les moyens d’administration du questionnaire sont définis. Livrable : dossier écrit et présentation orale devant un jury de professionnels ME.3 Cas d’entreprise : mise en situation collective ou individuelle Dans le cadre d’un événement fictif ou réel, concevoir un dossier de bilan de l’événement en cas de réédition de ce-dernier. Livrable : rédaction d’un bilan de l’événement

Compétences

• Réalisation des supports de communication pour assurer la visibilité de l’événement.
• Création et animation des communautés virtuelles pour développer les relations avec ses publics.

Modalités d'évaluation

ME.1/2 Cas d’entreprise : mise en situation collective ou individuelle Dans le cadre d’un cas fictif ou réel d’entreprise relatif à la gestion globale d’un évènement, l’évaluation est mesurée par la production de supports de communication, la diffusion d’une information ciblée