Secrétaire médical et médico-social

Présentation

• Accueil physique, téléphonique et numérique (mails, plateformes médicales, site Internet...)
• Information, conseil et orientation en interne et en externe
• Gestion du flux et des priorités
• Prévention et gestion des situations conflictuelles et ou d’agressivité
• Gestion de la salle d’attente et élaboration de documents informatifs
• Gestion du courrier entrant et sortant
• Rédaction, traitement et mise en forme de tous documents professionnels (courriers, comptes rendus, notes, rapports, formulaires etc.) à partir du dictaphone, de la dictée numérique ou vocale, de la prise de notes ou de la frappe en direct
• Coordination du parcours de soin et gestion du dossier médical : de sa création, actualisation jusqu’à sa clôture, en format papier et numérique
• Organisation de son activité, de la prise de rendez-vous et de l’occupation des locaux
• Télétransmission et activités comptables
• Utilisation des matériels bureautiques et de reproduction
• Gestion et approvisionnement des stocks de fournitures et de matériels
• Organisation de réunions, de déplacements, de congrès
• Veille et gestion documentaire
• Participation à la démarche qualité et au tutorat

Compétences attestées

• Maitriser les techniques d’accueil de face à face et téléphoniques ainsi que le filtrage
• Savoir s’exprimer correctement à l’oral et à l’écrit en soignant sa communication non verbale, son vocabulaire, sa syntaxe, sa grammaire, son orthographe...
• Adapter son niveau de langage à son interlocuteur (enfants, adultes, personnes âgées, autres professionnels, personnes en situation de handicap, interculturalité etc.).
• Prendre un message et le restituer quel que soit l’interlocuteur
• Recueillir les informations nécessaires à l’identitovigilance
• Interroger l’interlocuteur sur sa demande et l’orienter vers le service adéquat et orienter les usagers en interne comme en externe selon ses besoins et attentes
• Conseiller le patient sur son parcours médical, les démarches administratives qui s’y attachent
• Renseigner les usagers sur les prises en charges des frais médicaux
• Orienter les usagers vers la salle d’attente et leur indiquer les modalités de prise en charge et de passage
• Gérer les priorités entre le téléphone et la présence physique, les demandes des supérieurs hiérarchiques/collègues et les urgences médicales
• Observer et reconnaitre toute situation dangereuse et ou potentiellement agressive pour y faire face et désamorcer un conflit
• Adapter toute sa communication (verbale et non verbale) en fonction de la situation
• Gérer la tenue de l’espace physique : gel hydro alcoolique, disposition des tables, chaises, journaux...
• Réapprovisionner les fournitures et documents nécessaires : gel hydro alcoolique, plaquettes, flyers
• Assurer l’affichage informatif législatif et règlementaire, par voie papier ou digitale
• Concevoir tous supports visuels informatifs internes au service (affiches, flyers comprenant du texte, des images, tableaux, graphiques...)
• Réceptionner, trier et diffuser tous documents relatifs au domaine professionnel
• Identifier et répertorier les documents professionnels
• Respecter et s’approprier le circuit et les procédures du traitement du courrier
• Connaitre et appliquer les normes rédactionnelles et de mise en forme conformes aux procédures internes dans le respect de la démarche qualité
• Maitriser l’expression écrite, l’orthographe, la syntaxe, la terminologie médicale et le vocabulaire médical et sanitaire et social
• Maitriser l’outil informatique, les logiciels professionnels, le Pack Office Windows, le dictaphone, la dictée numérique et vocale
• Savoir prendre des notes et synthétiser les informations et éléments essentiels
• Concevoir, créer, mettre à jour et saisir tous documents et tableaux, graphiques, à partir de données chiffrées en utilisant les logiciels appropriées
• Saisir les données informatiques pour actualiser les documents et dossiers en format papier et de façon dématérialisée (logiciels et bases de données)
• Connaitre l’organisation interne de la gestion informatique des dossiers et fichiers, l’arborescence, l’intranet etc.
• Connaitre et respecter les outils et procédures liés aux dossiers médicaux des bénéficiaires (patients et/ou résidents) en lien avec la démarche qualité (comme les formulaires CERFA, les nomenclatures et codification de tarification à l’acte et à l’activité etc.)
• Assurer le classement et l’archivage, papier et numérique, du dossier et des documents liés
• Connaitre les différents services et partenaires et transmettre les informations (en interne et à l’externe) aux différents services concernés dans le respect du cadre législatif (secret médical, charte des patients, éthique et déontologie professionnelles)
• Maitriser les logiciels de tableurs et de planification
• Gérer son temps : anticiper et prioriser les différentes tâches dans le temps compte tenu des impératifs
• Savoir gérer l’urgence et réguler sa charge de travail
• Coordonner une ou plusieurs tâches entre différents professionnels
• Prendre en compte les prescriptions médicales et coordonner la prise de rdv en tenant compte des contraintes et disponibilités des examens et interventions à effectuer
• Connaitre et appliquer la procédure de télétransmission CPAM et Mutuelles (Carte Vitale et carte mutuelle dont tiers payant et/ou Complémentaire Santé Solidaire)
• Elaborer des devis selon les procédures et documents existants
• Gérer des encaissements des actes (espèces, cartes bancaires, chèques) et saisie administrative de bordereaux de remise des chèques
• Gérer de la facturation et de la comptabilité courante d’une structure
• Maitriser l’utilisation des matériels de reproduction tels que photocopieur, scanner
• Maitriser l’utilisation des outils et matériels professionnels : ordinateurs, logiciels divers, plateformes de gestion des rdv (Doctolib), et de e-consultation...
• Gérer le flux des consommables (ramettes papiers, encre toner, fournitures de bureau, gel hydro alcoolique, papier essuie mains...)
• Passer et suivre les commandes des produits et matériels pour éviter les ruptures de stocks
• Gérer l’économat ou le stockage des produits et matériels
• Animer ou participer à une réunion, collecter tout élément essentiel, synthétiser et en faire la restitution
• Participer à l’organisation d’un évènement avec l’équipe sur les plans logistique et communicationnel
• Réserver les salles, matériels, moyens de transport et d’hébergement inhérents à l’évènement pour chaque membre participant
• Identifier les lieux ressources du secteur sanitaire et social
• Rechercher, réactualiser et exploiter les sources documentaires législatives et règlementaires
• Tenir l’équipe informée des actualités officielles
• Gérer la documentation professionnelle (revues, articles) sous forme papier ou numérique
• Participer à l’amélioration continue et appliquer la démarche qualité en vigueur au sein de la structure
• Utiliser les outils, protocoles et procédures issus de la démarche qualité
• Transmettre ses connaissances et son savoir-faire à un collègue, de nouveaux entrants ou stagiaires
• Contribuer à la mise en place et à l’application d’une démarche écoresponsable et de développement durable

Blocs de compétences (3)

Voies d'accès

• En contrat d’apprentissage
• Après un parcours de formation sous statut d’élève ou d’étudiant
• Par expérience
• En contrat de professionnalisation
• Après un parcours de formation continue

Emplois accessibles

Secrétaire médical

Secteurs d'activité

• Etablissements médicaux publics et privés
• Etablissements médico-sociaux
• Administration de santé

Composition des jurys

Métiers visés (codes ROME)

Statistiques de certification

Informations générales

Code

RNCP36632

Type d'enregistrement

Enregistrement sur demande

Date de décision

01/07/2022

Date d'effet

—

Fin d'enregistrement

01/07/2024