Actif Niveau 4 RNCP38037

Secrétaire assistant

Présentation

Organisation du poste de travail
Rédaction de documents (courriers, compte rendu, rapports) et supports administratifs
Gestion administrative des activités achat – vente ;
- Production, traitement, classement, archivage des documents liés à l’activité commerciale vente
- Gestion des ressources matérielle, opérations relatives aux achats et approvisionnements courants de fournitures, petits équipements (catalogue, devis, bon de commande, bon de livraison, factures, garanties…)
Réalisation la préparation des opérations de comptabilité de premier niveau
Accueil et interface physique et téléphonique avec des clients internes et externes (clients, usagers, adhérents, fournisseurs, prestataires)
Planification de tâches, rendez-vous et événements (réunions…)
Organisation et appui pour des événements (réunion, déplacement…)
Organisation de déplacements professionnels
Recherche documentaire, veille
Gestion des flux d’information du service

Compétences attestées

Organiser son poste et son temps de travail dans son périmètre dans le respect des procédures de l’entreprise et en gérant les urgences et les priorités afin d’atteindre les objectifs de sa mission dans les délais fixés
Organiser la gestion matérielle et électronique de documents en suivant voire créant la procédure de classement et de diffusion dans le respect des règles de conservation et de protection de l'information afin de garantir l’accessibilité par les tiers
A partir de notes écrites ou d’instructions orales, produire tous types de documents dans le respect des chartes graphiques, des règles de présentation, des règles orthographiques et grammaticales à l’aide de logiciel adapté (traitement de texte et logiciel de présentation), en adaptant la présentation aux personnes en situation de handicap afin d’assurer la lisibilité et la qualité des informations transmises
Produire / traiter des documents commerciaux entrants et sortants (devis, bon de commande, bon de livraison, facture) en utilisant des outils bureautiques ou un progiciel de gestion commerciale ou CRM/ERP dans le respect des procédures internes et en veillant aux mentions légales obligatoires dans le but de garantir le bon fonctionnement de l’administration des ventes
Relancer les factures impayées par téléphone, outils numériques et/ou courrier en veillant aux délais légaux, en adoptant une posture et une terminologie adaptée à la gravité du cas et en informant le client de ses obligations afin de limiter les délais d’impayés
Concevoir et actualiser les tableaux de suivi de l’activité commerciale à l’aide de tableur afin de faciliter l’analyse et fournir des aides à la décision à la hiérarchie
Recenser les besoins en consommables en respectant la politique RSE et en gérant les stocks grâce à un inventaire régulier afin d’éviter les ruptures
Communiquer et traiter avec les fournisseurs de produits ou services par écrit (mail notamment) tout au long du processus d’achat afin maintenir une relation professionnelle avec eux
Préparer les pièces comptables justificatives en les classant en dépenses – recettes de façon chronologique afin de faciliter le rapprochement bancaire et de communiquer des informations fiables au service comptable
Effectuer les rapprochements bancaires mensuels en annotant le code des pièces en face de chaque mouvement bancaire afin de vérifier que chaque flux financier a été comptabilisé
Accueillir des clients internes / externes lors d’accueil en face-à-face ou lors d’appels téléphoniques entrants en langue française dans le respect des règles d’inclusion et en prenant en compte le handicap, en appliquant les règles de filtrage, en adoptant un ton et le langage adapté tout en promouvant l’image de la structure en vue d’orienter la personne ou de restituer les informations recueillies à sa hiérarchie en cas d’absence
Traiter les demandes d’information, réclamations et litiges de premier niveau en face à face ou au téléphone en visant la satisfaction du client et les intérêts de l’entreprise
Planifier des tâches, rendez-vous et des réunions par différents moyens (messagerie, outils partagés), en tenant compte des impératifs des parties prenantes et en assurant le suivi par des relances afin de garantir l’organisation logistique des activités du service
Organiser des événements (réunions, séminaires) en mobilisant les ressources logistiques, en s’assurant du bon fonctionnement des équipements nécessaires et en préparant la documentation / support nécessaire pour garantir le bon déroulement de ceux-ci
Effectuer des réservations (salles, hébergement, transport, véhicules) en ligne ou directement auprès de prestataires en veillant à la bonne gestion du temps et anticipant les imprévus afin de garantir une prestation confortable pour les participants
Diffuser des données via des outils collaboratifs (mail, forum d’entreprise, newsletter, plateforme collaborative, réseaux sociaux et réseau d’entreprise…) dans l’optique d’optimiser le partage et la gestion de l’information
Rechercher des informations répondant aux besoins de la hiérarchie/équipe en adoptant une stratégie de recherche adapté et efficace sur internet en vue de les exploiter et de restituer des données.
A partir de prise de notes ou recherche documentaire, exploiter et restituer par écrit le contenu sous une forme adaptée pour les mettre à disposition de destinataires

Blocs de compétences (2)

Traitement des informations relatives à la gestion administrative et commerciale de l’organisation RNCP38037BC01

Compétences

Organiser son poste et son temps de travail dans son périmètre dans le respect des procédures de l’entreprise et en gérant les urgences et les priorités afin d’atteindre les objectifs de sa mission dans les délais fixés
Organiser la gestion matérielle et électronique de documents en suivant voire créant la procédure de classement et de diffusion dans le respect des règles de conservation et de protection de l'information afin de garantir l’accessibilité par les tiers
A partir de notes écrites ou d’instructions orales, produire tous types de documents dans le respect des chartes graphiques, des règles de présentation, des règles orthographiques et grammaticales à l’aide de logiciel adapté (traitement de texte et logiciel de présentation), en adaptant la présentation aux personnes en situation de handicap afin d’assurer la lisibilité et la qualité des informations transmises
Produire / traiter des documents commerciaux entrants et sortants (devis, bon de commande, bon de livraison, facture) en utilisant des outils bureautiques ou un progiciel de gestion commerciale ou CRM/ERP dans le respect des procédures internes et en veillant aux mentions légales obligatoires dans le but de garantir le bon fonctionnement de l’administration des ventes
Relancer les factures impayées par téléphone, outils numériques et/ou courrier en veillant aux délais légaux, en adoptant une posture et une terminologie adaptée à la gravité du cas et en informant le client de ses obligations afin de limiter les délais d’impayés
Concevoir et actualiser les tableaux de suivi de l’activité commerciale à l’aide de tableur afin de faciliter l’analyse et fournir des aides à la décision à la hiérarchie
Recenser les besoins en consommables en respectant la politique RSE et en gérant les stocks grâce à un inventaire régulier afin d’éviter les ruptures
Communiquer et traiter avec les fournisseurs de produits ou services par écrit (mail notamment) tout au long du processus d’achat afin maintenir une relation professionnelle avec eux
Préparer les pièces comptables justificatives en les classant en dépenses – recettes de façon chronologique afin de faciliter le rapprochement bancaire et de communiquer des informations fiables au service comptable
Effectuer les rapprochements bancaires mensuels en annotant le code des pièces en face de chaque mouvement bancaire afin de vérifier que chaque flux financier a été comptabilisé

Modalités d'évaluation

Mises en situation professionnelle écrites et orales

Assistanat d’un hiérarchique et/ou d’une équipe dans sa communication et son organisation RNCP38037BC02

Compétences

Accueillir des clients internes / externes lors d’accueil en face-à-face ou lors d’appels téléphoniques entrants en langue française dans le respect des règles d’inclusion et en prenant en compte le handicap, en appliquant les règles de filtrage, en adoptant un ton et le langage adapté tout en promouvant l’image de la structure en vue d’orienter la personne ou de restituer les informations recueillies à sa hiérarchie en cas d’absence
Traiter les demandes d’information, réclamations et litiges de premier niveau en face à face ou au téléphone en visant la satisfaction du client et les intérêts de l’entreprise
Planifier des tâches, rendez-vous et des réunions par différents moyens (messagerie, outils partagés), en tenant compte des impératifs des parties prenantes et en assurant le suivi par des relances afin de garantir l’organisation logistique des activités du service
Organiser des événements (réunions, séminaires) en mobilisant les ressources logistiques, en s’assurant du bon fonctionnement des équipements nécessaires et en préparant la documentation / support nécessaire pour garantir le bon déroulement de ceux-ci
Effectuer des réservations (salles, hébergement, transport, véhicules) en ligne ou directement auprès de prestataires en veillant à la bonne gestion du temps et anticipant les imprévus afin de garantir une prestation confortable pour les participants
Diffuser des données via des outils collaboratifs (mail, forum d’entreprise, newsletter, plateforme collaborative, réseaux sociaux et réseau d’entreprise…) dans l’optique d’optimiser le partage et la gestion de l’information
Rechercher des informations répondant aux besoins de la hiérarchie/équipe en adoptant une stratégie de recherche adapté et efficace sur internet en vue de les exploiter et de restituer des données.
A partir de prise de notes ou recherche documentaire, exploiter et restituer par écrit le contenu sous une forme adaptée pour les mettre à disposition de destinataires

Modalités d'évaluation

Mises en situation professionnelle écrites et orales

Voies d'accès

Après un parcours de formation continue
Par expérience
En contrat d’apprentissage
En contrat de professionnalisation

Emplois accessibles

Secrétaire assistant(e)
Assistant administratif(e)
Assistant(e) personnel
Assistant(e) d’équipe
Assistant(e) d’entreprise
Executive assistant
Secrétaire
Secrétaire administratif(ve)
Secrétaire polyvalent(e)
Secrétaire réceptionniste
Secrétaire d’accueil
Agent administratif

Secteurs d'activité

Le métier de secrétaire assistant s’exerce dans toutes les entreprises et organisations, de toutes tailles (de la PME au grand groupe international), du secteur privé et public