Agent d’accueil et de secrétariat

Présentation

• Les activités de l’agent d’accueil et de secrétariat s’articulent autour de 3 blocs de compétences :
• Accueillir et informer les administrés - Accueil et compréhension de la demande. - Traitement de l’information et réponse aux sollicitations
• Exécuter les tâches administratives de secrétariat - Gestion du courrier « arrivée » - Conception d’un document. - Gestion et distribution de l’information.
• Soutenir les activités administratives du service - Réalisation de travaux administratifs courants - Organisation des réunions - Communication de l’information

Compétences attestées

- Accueillir l’administré, en face-à-face ou par téléphone, en adaptant sa communication et sa posture, dans le respect des principes d’accueil, en tenant compte notamment des situations de handicap, afin d’identifier son besoin. - Prendre en compte et reformuler la demande afin de s’assurer d’une bonne compréhension de la nature et de son urgence. - Répondre à la demande, de manière appropriée, par un traitement des demandes de son périmètre ou par l’orientation vers les services compétents, en garantissant la régulation et la priorisation des dossiers. - Transmettre les éléments de réponse par voie électronique dans le respect général sur la protection des données et la confidentialité. - Réaliser le suivi du courrier « arrivée », à l’aide de systèmes d’informations dédiés, afin de garantir la traçabilité des documents, dans le respect des échéances et des règles de confidentialité. - Rédiger un courriel ou document simple dans le cadre des consignes reçues, en appliquant les règles de correspondance administrative, d’orthographe, de grammaire, de bienséance et de courtoisie. - Mettre en forme et présenter les documents d’usage courant en utilisant les outils bureautiques et en respectant la charte graphique institutionnelle, pour transmission vers les destinataires identifiés. - Transmettre les documents à leur(s) destinataire(s) par le canal de diffusion (courriel, messagerie officielle, voie postale), en prenant en compte les normes d’acheminement selon le niveau de confidentialité, dans le respect des règles de la sécurité des systèmes d’information. - Participer à l’archivage des documents, papier et numérique, en s’appuyant sur le plan de classement et les règles de nommage informatique, dans l’objectif d’assurer la traçabilité, de faciliter la disponibilité et garantir la bonne conservation des documents ou données. - Contribuer aux tâches courantes de l’administration du service dans le recueil et la saisie de données, en utilisant un logiciel bureautique ou un système informatique dédié à la ressource humaine, dans le respect des règles de sécurité des systèmes d'information (SSI). - Contribuer à la planification des activités, en utilisant un outil agenda numérique, afin de faciliter l’organisation au sein du service, en anticipant les futurs besoins. - Préparer une réunion, dans le cadre matériel, logistique et documentaire, en participant à la mise à disposition des outils numériques et à l’accueil des participants, notamment en situation de handicap. - Contribuer à la diffusion de l’information au sein du service en la transmettant, par voie d’affichage, par voie numérique, sur application des consignes données, dans le respect des procédures liées à la sécurité des systèmes d’informations et de communication.

Blocs de compétences (3)

Voies d'accès

• Par expérience
• Après un parcours de formation continue

Emplois accessibles

• Au sein du ministère des armées : - Agent d’accueil dans les pôles ATLAS - Agent de secrétariat d’un bureau de coordination - Agent de secrétariat au sein d’un bureau de service courant - Agent de secrétariat auprès d’un secrétariat central / général - Assistant de commandement - Agent d’une cellule de management de l’information - Agent de secrétariat d’un bureau de coordination - Agent de secrétariat au sein d’un bureau de service courant
• Dans le secteur privé, public ou associatif: - Agent de secrétariat - Agent administratif et d’accueil - Employé administratif et d'accueil

Secteurs d'activité

• Au sein du ministère des armées, l’agent d’accueil et de secrétariat assure des fonctions d’accueil, de secrétariat et d’information du personnel sur les questions administratives, notamment dans le domaine des ressources humaines. Il peut exercer son activité auprès d’une autorité ou au sein d’un bureau dans diverses structures : en état-major ou en administration centrale, dans des unités décentralisées, des unités interministérielles, service de secrétariat général ou secrétariat particulier. Il peut être employé dans différents contextes : en métropole, en outre-mer ou à l’étranger ; au sein d’unités embarquées ou à terre dans les bases militaires ou groupement de soutien du commissariat. L’activité peut s’exercer les week-ends, les jours fériés et être soumise à des astreintes.
• Dans le secteur civil, ses compétences transverses lui ouvrent l’accès à toute branche d’activité et type d’entreprise dans le secteur public, privé ou associatif.
• L’agent d’accueil et de secrétariat doit faire preuve de discrétion professionnelle. Son activité nécessite des qualités d’organisation pour gérer les priorités, répondre aux urgences et s’adapter à l’imprévu. La réalisation des travaux sur ordinateur impose une attention visuelle prolongée.

Offres d'emploi en cours via France Travail

Métiers visés (codes ROME)

Informations générales

Code

RNCP40196

Type d'enregistrement

Enregistrement de droit

Date de décision

10/02/2025

Date d'effet

25/05/2024

Fin d'enregistrement

25/05/2029