Actif Niveau 4 RNCP40879

Secrétaire médical

Présentation

Accueil physique et téléphonique des patients ou des usagers d’une structure médicale ou médico-sociale
Prise en charge de la demande des patients ou usagers d’une structure médicale ou médico-sociale
Organisation du parcours de soins du patient ou de l’usager
Recueil des informations nécessaires à la création du dossier du patient ou usager
Création et suivi du dossier du patient ou de l’usager
Retranscription des informations médicales du patient ou de l’usager
Coordination et planification d’une structure médicale ou médico-sociale
Participation à la gestion comptable d’une structure médicale ou médico-sociale

Compétences attestées

Accueillir les patients, usagers ou professionnels dès leur arrivée dans la structure médicale ou médico-sociale en gérant les situations de stress, de conflit ou de barrière linguistique, en adaptant le parcours et l’orientation notamment des patients en situation de handicap, les personnes âgées, ou toute autre population vulnérable, afin de favoriser leur confort, d’améliorer leur expérience, et d’assurer une prise en charge efficace et bienveillante.
Gérer les appels téléphoniques en filtrant, transférant et traitant les demandes des patients, usagers ou professionnels de santé afin de fournir des réponses précises, orienter vers les services appropriés et assurer un suivi efficace des communications.
Organiser et coordonner les téléconsultations en préparant les dossiers, en communiquant avec les patients, usagers avant et après la consultation, et en les assistant dans l'utilisation des outils numériques, notamment pour ceux moins à l’aise avec les technologies, afin de garantir une expérience fluide et accessible et d'assurer une prise en charge optimale à distance.
Planifier et gérer les rendez-vous des patients, usagers que ce soit par téléphone ou en face à face, en utilisant le logiciel adapté du service concerné ou une plateforme de prise de rendez-vous en ligne, tout en tenant compte des consignes des professionnels de santé afin d’assurer une organisation efficace et adaptée au parcours de soins de chaque patient.
Communiquer des informations médicales aux patients ou usagers en adaptant le vocabulaire pour garantir la compréhension, et évaluer l'urgence des situations en posant les questions appropriées, afin d'orienter vers le service d'urgence ou de prioriser les rendez-vous en fonction des directives médicales et des contraintes organisationnelles.
Planifier le séjour du patient ou usager, de l’admission à la sortie, en optimisant l’organisation du service et en respectant les procédures, tout en programmant les actions nécessaires (prises de rendez-vous extérieurs, consultations) pour garantir un parcours de soins fluide et adapté, notamment pour les personnes vulnérables ou en situation de handicap.
Expliquer la préparation et le déroulement des examens médicaux aux patients ou usagers, en utilisant un langage adapté, pour le rassurer et l’informer, afin de garantir une prise en charge optimale lors des examens.
Collecter les informations et documents nécessaires pour créer le dossier du patient ou de l’usager, en les enregistrant et numérisant dans le respect des procédures, de la législation, et des règles de confidentialité et d’identitovigilance, afin de garantir la fiabilité des données et assurer un suivi optimal du parcours de soins.
Orienter et conseiller le patient ou l’usager dans la constitution de son dossier en précisant les éléments à compléter et les pièces administratives requises, en utilisant un langage clair et adapté au public et à la situation, afin de faciliter la prise en charge et d’assurer la complétude et l’exactitude des informations fournies.
Créer le dossier de chaque patient ou usager lors de la première visite en utilisant les supports appropriés et en respectant les procédures, afin d'assurer une traçabilité complète de son parcours de soins et de garantir la confidentialité des informations médicales.
Mettre à jour le dossier du patient ou usager à chaque visite en vérifiant l'exactitude des informations administratives et médicales, pour garantir la continuité des soins et la traçabilité des données.
Archiver les dossiers, manuels ou numériques, en appliquant un classement organisé (numérique, alphabétique…) en mettant en place des protocoles de sauvegarde et de sécurité des données (RGPD) afin d’assurer leur gestion efficace conformément aux règles et procédures de la structure.
Rédiger, mettre en forme et retranscrire divers documents médicaux (courriers, comptes-rendus, prescriptions, convocations…) en utilisant les outils et logiciels appropriés, afin de formaliser précisément les informations médicales des patients ou usagers.
Prioriser la production des documents écrits en respectant les délais attendus par les patients ou usagers et les professionnels, tout en garantissant la confidentialité des informations, la maîtrise de la terminologie médicale et les règles d’orthographe nécessaires, afin de fournir une documentation précise et conforme aux attentes du service, contribuant à un parcours de soins fluide et efficace.
Gérer la réception, le tri et la transmission du courrier et des informations en respectant les consignes et le secret professionnel, afin d'assurer la transmission rapide et précise aux professionnels de santé et services médicaux ou médico-sociaux concernés.
Coordonner l'activité du service de soins en planifiant les soins programmés, en diffusant les informations nécessaires aux professionnels de santé, et en organisant les réunions de service avec comptes-rendus pour assurer le suivi des décisions et la continuité des soins.
Effectuer la codification des actes médicaux, la facturation et les télétransmissions aux organismes sociaux (CPAM, mutuelles) en respectant les procédures comptables et les règles du programme de médicalisation des systèmes d’information (PMSI) pour garantir le remboursement des soins et consultations.
Participer à la gestion comptable d’une structure médicale ou médico-sociale, y compris le suivi des opérations bancaires et les achats de fournitures, en utilisant un logiciel adapté pour assurer la mise à jour des opérations comptables et maintenir des stocks suffisants.

Blocs de compétences (3)

Accueil et prise en charge des patients ou des usagers d’une structure médicale ou médico-sociale RNCP40879BC01

Gestion et suivi des dossiers médicaux d’une structure médicale ou médico-sociale RNCP40879BC02

Gestion administrative d’une structure médicale ou médico-sociale RNCP40879BC03

Voies d'accès

Après un parcours de formation continue
Par expérience
Après un parcours de formation sous statut d’élève ou d’étudiant

Emplois accessibles

Assistant médico-administratif
Secrétaire médico-social
Secrétaire médical pharmaceutique
Télé secrétaire médical
Secrétaire médical hospitalier
Secrétaire en cabinet médical
Secrétaire en laboratoire d’analyses médicales
Secrétaire en centre de santé
Assistant administratif en santé
Secrétaire dentaire
Secrétaire en radiologie
Secrétaire médical spécialisé (ex. oncologie, pédiatrie, etc.)
Gestionnaire administratif en santé
Assistant de consultation

Secteurs d'activité

Cabinets médicaux
Cliniques et hôpitaux
Laboratoires et radiologie
Services spécialisés
Institutions (IME, PMI, CPAM, CAF, DRASS)
Télésecrétariat

Réglementations

Le secrétaire médical est soumis au secret professionnel (art.R.4127-72 et L.1110-4 du code de la santé publique, art.L.162-2 du code de la sécurité sociale) dont le respect est garanti par le code pénal ( art.226-123).

Composition des jurys

Formation initiale

Le responsable légal de l’organisme de formation 2 professionnels experts dans le domaine du secrétariat médical extérieur à l’organisme certificateur justifiant d’au moins 5 ans d’expérience n’ayant aucun lien personnel ou professionnel avec le candidat

Formation continue

VAE

1 représentant de l’organisme certificateur ayant reçu le mandat pour siéger comme membre du jury d’évaluation par le représentant légal de l’organisme certificateur et n’ayant aucun lien personnel ou professionnel avec le candidat à la certification. 2 professionnels experts dans le domaine du secrétariat médical extérieur à l’organisme certificateur justifiant d’au moins 5 ans d’expérience n’ayant aucun lien personnel ou professionnel avec le candidat. L’un des deux représentants professionnels sera nommé président du jury.